Asesora de transformación digital: las reuniones son espantosas y los reportes, inútiles

Hanna Back Pyo le declara la guerra sin cuartel a las reuniones espantosas y a los reportes que nadie lee. También desprecia los post-its y las cartas Gantt. Ella es asesora en transformación digital, ha trabajado en el Gobierno y ahora orienta a empresas en esta área y  automatización.

¿Por qué la tirria? "La carta Gantt no es un instrumento malvado, pero lo que sí hace es que da pie al pensamiento mágico de que por poner una tarea en el calendario, va a pasar. Es una mentira porque no hace que las cosas sucedan. Lo mismo con los post-its", dice Back, CEO de Authomata, a Las3Claves.

En una mirada más optimista sobre la "era COVID-19" y el teletrabajo, Hanna destaca que la pandemia "obligó a ciertas instituciones y empresas a tomar decisiones sobre cómo se trabajaba. Por primera vez se cuestiona la carga de trabajo, el micro management, la coordinación".

"Muchas malas prácticas se vuelven súper visibles en teletrabajo: ¿Tiene sentido tener a una persona sentada de 9 a 6 de la tarde?, ¿Hace la pega o en realidad no? Te das cuenta que la gente tiene más vida que el trabajo. Por primera vez, muchos empleadores recordaron que su gente tiene hijos, mascotas o hace más cosas", agrega Back.

Sobre el futuro del trabajo, esta publicista de formación destaca cinco puntos para pensar. "Uno, cómo establecer las cargas de trabajo; dos, cómo nos vamos a coordinar; tres, es necesario que el trabajo sea sincrónico; cuatro, que las reuniones no sirven para nada y cinco, el aporte real que hace cada persona. En teletrabajo, es súper visible quién entrega qué cosa. En la vida real, se diluye", detalla.

- ¿Cómo crees que será el escenario post pandemia?
- Creo que la mayoría de las empresas van a pasar a modelos mixtos (trabajo remoto y presencial). Una de las cosas que se tiene que garantizar es que las oficinas tengan un aforo máximo, con pocas personas. Eso significa que sí o sí vas a tener equipos por turno. La gente asume que esto va a terminar pronto, pero no hay una vuelta a la normalidad. Es imposible que las empresas que hayan descubierto que le pueden transferir los costos de operación a sus trabajadores en sus casas, decidan contratar una planta gigante.

- ¿Qué han detectado del trabajo remoto?
- Se notan mucho más las tareas estúpidas porque estai cansado, estresado, la salud mental, tenís hijos, gatos. Se nota mucho más cuando un trabajo es tedioso o estúpido, porque tu cabeza dice 'esto lo debería hacer un robot o nadie'.

- ¿Cuáles son las principales pérdidas de tiempo en las empresas?
- La primera es el copy paste. Es impresionante la cantidad de información que se copia y pega de un reporte para otro. En general, las empresas tienen planillas excel por cada una de las áreas o por personas. Después tienen una planilla "frankenstein" que se alimenta de otros excel y en el proceso de copy paste se equivocan y suman la columna incorrecta.

"La segunda es la reportería, ¿para qué se usan los reportes? La cantidad de horas que pierde la gente haciéndolos es abrumadora. La gente no los lee: los reportes son un gap extraño de ineficiencia porque todo el mundo los pide, pero nadie actúa sobre ellos. Lo tercero son las reuniones, que son una cosa espantosa: no confío que trabajes, entonces te cito a una reunión para ver si estás trabajando. Lo cuarto: tener procesos que son estúpidos, que todo el mundo lo sabe y dejarlos tal cual", agrega.

- ¿Cómo deberían implementar las compañías la metodología ágil?
- Va sobre el principio del valor que generan las personas. Lo importante es el principio que todos estamos ahí por algo, construyendo algo que va a generarle valor a alguien. Eso significa que todas las tareas que son estúpidas, repetitivas o que no generan valor se eliminan en la metodología ágil. Hay ciertos instrumentos como el kanban, el scrum, pero no te puedes marear en esas cosas.

"Por ejemplo, si el gerente se le ocurrió una idea y no le preguntó a nadie, la puso como tarea obligatoria y sin explicar, da lo mismo que se ocupe metodología ágil".

- ¿Qué deben hacer las empresas para automatizar procesos?
- Lo primero es implementarlo donde se generan errores humanos y análisis de documentos. La gente piensa que es como mágico, pero no. Nada que no tenga un proceso con una regla de negocio se puede automatizar. La automatización es pésima interpretando. Ahora se está automatizando la verificación contable, conciliación bancaria y esos trámites.

"Hay muchas tareas que hacen personas y que van a ser automatizadas y van a desaparecer. Esos trabajos no van a volver. Los digitadores van a desaparecer, los que trabajan en bodega, en cajas, en atención al cliente, también. La principal por la cual en Chile se va a automatizar no es por el tema de productividad, sino por evitar tener gente. Van a invertir mucha plata para poder hacerlo".

- Por último, ¿qué buenas prácticas para optimizar procesos recomiendas?
- La primera es pedirle a la gente que trabaja contigo que te cuente la verdad sobre tu empresa. Las personas de atención al cliente. La segunda es escuchar a los clientes porque necesitas que alguien esté revisando eso y haga algo con los reclamos. Si no, te va a pasar lo que le pasó a Falabella. La tercera práctica es empoderar y capacitar a tu gente, aunque suene súper cliché. La capacitación tiene que ir de abajo hacia arriba, que todos tengan herramientas y capacidad gerencial.

Las3Claves de la transformación digital. "No tiene nada que ver con tecnología. Lo primero es tener una visión súper clara. La segunda clave tiene que ver con la preparación de las personas: no hay transformación digital sin personas preparadas. Lo tercero es saber cuál es el rol del cliente en la organización, con una orientación súper fuerte y mejorar los procesos según lo que te digan".